Quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp cần được thiết lập ngay sau khi các nhà lãnh đạo nhận thấy những dấu hiệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Bất kể lý do tái cấu trúc là gì, doanh nghiệp nhất thiết phải thực hiện đúng quy trình các bước sau đây để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu tối đa rủi ro. Trong bài viết này, JobTest sẽ trình bày từng bước cụ thể để doanh nghiệp thiết lập được một quy trình phù hợp.
Tái cấu trúc doanh nghiệp là hoạt động đánh giá nhân viên, phân bố nhân sự, thiết lập cơ chế đánh giá, cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban,… Tất cả những hoạt động này sẽ nhằm mục đích tăng hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí. Doanh nghiệp có thể đọc qua bài viết Tái cấu trúc doanh nghiệp là gì? Để hiểu hơn về định nghĩa này.
Quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp
Quy trình này nhìn chung có 4 bước doanh nghiệp cần thực hiện
Xem xét tình hình kinh doanh
Yếu tố đầu tiên cần cân nhắc trong quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp là chiến lược kinh doanh và những vấn đề đang gặp phải. Việc lấy chiến lược làm nền tảng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được phương án giải quyết và đánh giá mức độ hiệu quả sau khi tái cấu trúc.
Giữ chiến lược của công ty là trung tâm của các quyết định cơ cấu cho phép nhân sự đưa ra những lựa chọn tốt nhất. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp nhỏ muốn tập trung vào các sản phẩm tốt, được chế tạo theo yêu cầu, thì cơ cấu tổ chức phải thúc đẩy thành tích của từng cá nhân thay vì sản xuất hàng loạt.
Doanh nghiệp có thể thiết lập một sơ đồ như hình ví dụ để xác định được những vấn đề trong bộ máy tổ chức
Đánh giá mô hình nhân sự
Nguồn nhân lực sẽ ảnh hưởng đến các lựa chọn chiến lược tái cấu trúc. Để thực hiện quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp, cần phải xem xét vị thế cạnh tranh của công ty. Bao gồm cả điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Phòng nhân sự cần phải cung cấp được những thông tin về năng lực của nhân viên. So sánh điều này với yêu cầu của vị trí mà nhân viên đang đảm nhận. Từ đó tính toán mức độ hiệu quả mà lực lượng lao động của công ty có thể thực hiện.
Quá trình đánh giá nhân sự cần được thực hiện trên một nền tảng chuẩn mực nhất định nhằm đảm bảo tính khách quan và cơ sở khoa học. Để làm được điều này, cách toàn diện nhất là doanh nghiệp phải xây dựng được khung năng lực và từ điển năng lực. Hiểu đơn giản, công cụ này có thể được xem như một thước đo, giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên. Những năng lực được đề cập đến sẽ bao gồm.
Năng lực cốt lõi, nền tảng
Đây là những năng lực gắn liền với mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Việc phát triển năng lực sẽ dựa vào chương trình đào tạo của doanh nghiệp và các nhân sự cấp cao truyền đạt lại.
Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ
Năng lực này gắn liền với khả năng hoàn thành công việc được giao, được đánh giá trên những chuẩn mực cụ thể. Vì thế, nhân viên cần được xem xét mức độ phù hợp giữa năng lực cá nhân và đặc thù công việc.
Năng lực lãnh đạo, quản lý
Một số năng lực lãnh đạo nổi trội như kỹ năng hoạch định chiến lược, tổ chức, điều phối, kiểm soát ngân sách, theo sát tiến độ công việc đều nằm trong nhóm năng lực lãnh đạo. Bên cạnh đó, năng lực lãnh đạo không chỉ gói gọn ở cấp bậc lãnh đạo. Các vị trí nhân sự cấp trung có thể bộc lộ nhóm năng lực này trong các dự án tiềm năng.
Ở mỗi vị trí, doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng về loại năng lực, cũng như mức độ thành thạo tương ứng. Ví dụ: năng lực của nhân viên Marketing sẽ khác với năng lực của nhân viên kinh doanh. Và mức độ thành thạo khi sử dụng năng lực của cấp bậc nhân viên cũng sẽ khác với cấp bậc quản lý.
Từ đó, doanh nghiệp sẽ thiết lập được bộ khung năng lực và từ điển năng lực phù hợp. Dựa vào đây, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá nhân viên một cách chính xác, khoa học và khách quan nhất.
Thiết lập các phương án tái cấu trúc
Sau khi xác định được các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải cũng như đánh giá chính xác năng và mức độ phù hợp công việc của nhân viên. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập các phương án tái cơ cấu.
Phương án này có thể bao gồm: cắt giảm nhân sự không phù hợp, phân bổ lại nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, tổ chức các chương trình đào tạo,… Nhìn chung, tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, khả năng tài chính và đường lối chiến lược mà doanh nghiệp sẽ có những phương án phù hợp. Một vài cơ cấu tổ chức gợi ý có thể kể đến như: Tổ chức phân quyền, Cơ cấu theo chức năng, Cấu trúc ma trận,…
Truyền đạt với tổ chức
Sau khi đã cân nhắc các phương án khác nhau về tái cấu trúc, doanh nghiệp nên lựa chọn phương án phù hợp nhất và đưa ra thông báo với toàn thể nhân viên. Doanh nghiệp nên hạn chế tạo ra quá nhiều thay đổi và sẵn sàng nhận những ý kiến đóng góp hợp lý của nhân viên. Trong quá trình tái cấu trúc nhân sự, doanh nghiệp nên đặt vấn đề minh bạch và truyền thông nội bộ là ưu tiên hàng đầu. Điều này sẽ đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải cũng như các bước cần thực hiện trong quá trình tái cấu trúc.
Hãy nhớ rằng thay đổi có thể khó khăn. Vì thế, doanh nghiệp nên cho nhân viên một khoảng thời gian để thích nghi và sẵn sàng cho những thay đổi.
Những vấn đề doanh nghiệp cần đối mặt sau quy trình tái cấu trúc
Để vượt qua những rủi ro khi tái cấu trúc, doanh nghiệp cần giải quyết triệt để 4 vấn đề sau đây
Giải quyết lao động dư thừa
Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện một cách rõ ràng, dựa theo những tiêu chí minh bạch. Một lần nữa, khung năng lực và từ điển năng lực sẽ phát huy vai trò của nó. Kết quả sau những vòng đánh giá sẽ cho nhân viên thấy rõ mức độ phù hợp với công việc. Doanh nghiệp nên thực hiện cắt giảm lao động thật nhất quán, tránh sự phân biệt, thủ tục giải quyết cũng phải công bằng và đúng luật. Hoặc thậm chí có thể giúp họ tìm được việc làm mới.
Ngoài ra, công tác truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò rất quan trọng. Lúc này, doanh nghiệp phải đảm bảo các yếu tố: tôn trọng nhưng quyết đoán, chia sẻ nhưng cương quyết, minh bạch và định hướng cho nhân viên. Điều này sẽ giúp đảm bảo trải nghiệm nhân viên luôn ở mức tốt nhất.
Phân bố bộ máy nhân sự
Nhiệm vụ thứ hai doanh nghiệp cần thực hiện sau quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp chính là phân bố lại nhân sự. Dựa vào quá trình đánh giá năng lực đã thực hiện, doanh nghiệp sẽ có thể phân bố bộ máy nhân sự phù hợp.
Một bài báo trên Tạp chí Harvard Business Review cho rằng quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp và lựa chọn nhân tài là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự. Và đây cũng là yếu tố đặc biệt quan trọng cần xem xét khi tái cấu trúc một tổ chức. Phòng nhân sự phải đánh giá lại các nhiệm vụ và quy trình làm việc cần thiết để kinh doanh hiệu quả và so sánh với thực trạng hiện có của doanh nghiệp.
Trong quá trình luân chuyển nhân sự cho những vị trí mới, việc đánh giá năng lực nhân viên một lần nữa cần được xem xét. Đối với những công việc đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm mà người lao động chưa có, doanh nghiệp cần dựa vào bài đánh giá này để dự đoán khả năng nhân viên có thể thành công.
Các vị trí có thể giữ nguyên, thay đổi hoặc bị xóa trong quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp. Một số phòng ban có thể yêu cầu vị trí mới. Những cân nhắc khi thiết kế công việc bao gồm mức độ chuyên môn hóa của công việc, mức độ quyền hạn của nhân viên và mức độ giám sát cần thiết. Những biện pháp đào tạo, thăng chức cũng có thể được cân nhắc để có sự luân chuyển nhân sự phù hợp.
Tái tạo động lực làm việc cho nhân viên
Quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp sẽ gây lo lắng cho nhân viên. Sau những biến đổi lớn trong môi trường làm việc, tinh thần làm việc của nhân viên chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Bộ phận nhân sự phải đảm bảo rằng những nhân viên còn lại đều sẵn sàng cho vị trí mới của họ. Người lao động phải được đào tạo kỹ lưỡng cho các vị trí đó.
Đây là lúc các hoạt động đào tạo và chia sẻ trong doanh nghiệp cần được đẩy mạnh. Động lực làm việc của nhân viên cần được tái tạo càng nhanh càng tốt. Điều này nhằm duy trì được trải nghiệm của nhân viên và giúp họ bắt đầu với guồng làm việc mới.
Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng những hình thức khuyến khích nhân viên như: công nhận và khen thưởng, trao quyền hạn trong khuôn khổ và để cá nhân tự ra quyết định.
Giải pháp của JobTest
Doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặp không ít khó khăn trong quy trình tái cấu trúc. Và giải pháp tối ưu nhất mà quý doanh nghiệp cần chính là xây dựng Khung năng lực và Từ điển năng lực. Đây sẽ là nền tảng để doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân viên, cơ cấu lại bộ máy nhân sự và hướng đến những giá trị bền vững. Với công cụ này, quá trình tái cơ cấu của quý doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp đòi hỏi tính chiến lược và kiến thức chuyên môn sâu rộng. Tại Việt Nam, JobTest hiện đang là đối tác chiến lược của IBM – Kenexa và là nhà cung cấp những giải pháp nhân sự tổng thể theo chuẩn quốc tế. Với kinh nghiệm đã từng hợp tác với rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ như: Acecook VN, FE Credit, Uniqlo, Central Group VN, Aqua VN,… JobTest tự tin sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm về đội ngũ nhân sự.