Chuyển tới nội dung

cấu trúc hồ sơ không hợp lệ kbhxh | Tanggiap

  • bởi

Bạn chẳng hiểu mình đã sai ở bước nào mà phần mềm khai bảo hiểm xã hội (KBHXH) cứ thông báo “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file” hoặc “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”,… Nhằm giúp các bạn tránh được lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH hay một số rắc rối khác khiến quá trình khai bảo hiểm xã hội bị chậm trễ, Tanggiap.net chia sẻ cách sử dụng phần mềm KBHXH để Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội. Tham khảo ngay nhé!

Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khi nào?

Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khá thường xuyên
Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH xuất hiện khá thường xuyên

Hiện nay có rất nhiều bạn tìm kiếm cách khắc phục lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH. Tuy cùng gặp một hộp thoại thông báo sự cố như vậy nhưng nguyên nhân gặp phải tình trạng này thì mỗi người một kiểu. Cụ thể:

  • Người thì sai định dạng ngày tháng nộp hồ sơ KBHXH.
  • Người thì do lỗi ký file hoặc lỗi xuất file khi KBHXH.
  • Có người gặp sự cố lúc khai tăng BHXH hoặc giảm BHXH.
  • Sự cố chưa cập nhật chữ ký trước khi gửi hồ sơ KBHXH cũng “được nhận” thông báo lỗi cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file.

Và còn rất nhiều trường hợp khác cũng được quy về sự cố lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH . Do đó, để tránh được lỗi này, bạn chỉ cần nắm chắc cách sử dụng phần mềm KBHXH khi nộp hồ sơ KBXH là được. Ngay sau đây Tanggiap.net sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm KBHXH ngay sau đây.

Cách dùng phần mềm KHXH để nộp hồ sơ BHXH

>>> Hướng dẫn nộp hồ sơ BHXH thành công

Nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH điện tử
Nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH điện tử

Quy trình nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH sẽ gồm 3 bước chính. Thực hiện hoàn chỉnh 3 bước này bạn sẽ không gặp lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH :

Nhập thông tin doanh nghiệp

Hãy đảm bảo rằng máy tính của bạn cài đặt hoàn thiện phần mềm KBHXH và thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Bạn click vào biểu tượng và đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp mình. Điền đúng Mã số thuế và Đơn vị, click “Truy cập”.
Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp
Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp
  • Bước 2: Màn hình thông tin doanh nghiệp xuất hiện, bạn điền chính xác tất cả các trường thông tin, nhất là các ô có gắn dấu “*”.
Điền chính xác tất cả các trường thông tin
Điền chính xác tất cả các trường thông tin
  • Sau đó click “Đóng” để chuyển bước 2 – Quản lý lao động.

Quản lý lao động

  • Bước 1: Vào mục Quản lý lao động, nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ vào các ô: STT – Mã phòng – Tên phòng – Ghi chú, sau đó Click “Ghi”.
Nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ
Nhập thông tin đơn vị/phòng ban đầy đủ
  • Bước 2: Lập danh sách lao động. Trong bước này bạn sẽ có 2 cách nhập, nếu:
  • Nếu nhập trực tiếp:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Thêm mới lao động”.

Chọn “Thêm mới lao động” nếu bạn muốn lập trực tiếp danh sách người lao động
Chọn “Thêm mới lao động” nếu bạn muốn lập trực tiếp danh sách người lao động

+ Bạn điền chính xác thông tin vào các mục “Thông tin người lao động”, “Thông tin tham gia BHXH, BHYT”, Diễn giải TK1 – TS (Lao động đã có thời gian làm việc nhưng chưa có sổ BH), Quá trình đóng BHXH.

+ Cuối cùng click “Ghi”.

Điền đầy đủ thông tin và ấn “Ghi”
Điền đầy đủ thông tin và ấn “Ghi”

Chú ý: Mọi thông tin bạn điền phải chính xác, nhất là các mục đánh dấu “*”. Vì các thông tin này sẽ được chuyển tương ứng vào phần diễn giải của người lao động khi bạn thực hiện làm tờ khai tham gia BHXH, BHYT TK1 – TS. Bạn muốn tiếp tục nhập lao động, chỉ cần click vào “Thêm mới” để form ban đầu xuất hiện, bạn làm tương tự như trên. Sau khi hoàn thiện các trường thông tin, vào Danh sách lao động bạn sẽ thấy màn hình hiển thị như sau:

Danh sách lao động sau khi được nhập trực tiếp
Danh sách lao động sau khi được nhập trực tiếp
  • Nhập danh sách từ file Excel:

+ Bạn chọn “Quản lý lao động”, click “Danh sách lao động” .

Click “Danh sách lao động” nếu muốn nhập danh sách từ file Excel
Click “Danh sách lao động” nếu muốn nhập danh sách từ file Excel

+ Click “Import Excel”, chọn vào “Tải file mẫu”. Sau khi nhập thông tin người lao động vào file mẫu, bạn click “Chọn file” để nhập vào phần mềm.

+ Cuối cùng click “Ghi” là hoàn thành.

Sau khi đã có danh sách người lao động, bạn chuyển sang bước 3 – Tạo lập hồ sơ.

Bạn click “Ghi” để chuyển bước 3 - Tạo lập hồ sơ
Bạn click “Ghi” để chuyển bước 3 – Tạo lập hồ sơ

Tạo lập hồ sơ

Bước này khá quan trọng vì thực tế rất nhiều người gặp lỗi cấu trúc tệp KBHXH ở bước này. Để nộp thành công 1 bộ hồ sơ, bạn cần thực hiện qua 4 bước:

Chọn nghiệp vụ => Chọn người lao động => Lập hồ sơ => Ký và nộp hồ sơ. Ở đây sangiaodichtienao sẽ hướng dẫn bạn quy trình 4 bước báo tăng lao động, đối với tác vụ khác, bạn làm tương tự.

Bước 1: Khai báo nghiệp vụ

  • Để khai báo nghiệp vụ tăng lao động, bạn chọn “Quản lý hồ sơ”.
  • Click “Tạo mới hồ sơ”. Bạn nhìn vào mục “ Nghiệp vụ”.
  • Chọn “Báo tăng lao động”.
Khai báo lao động xong bạn chuyển bước 2 - Chọn lao động
Khai báo lao động xong bạn chuyển bước 2 – Chọn lao động

Bước 2: Khai báo tăng lao động BHXH

  • Click “Chọn lao động” sẽ có 1 danh sách người lao động xuất hiện, bạn tích vào những người “chưa báo tăng”.
  • Bạn click vào “Phương án”, chọn “Tăng mới” cho những người lao động chưa báo tăng.
  • Sau cùng click “Chọn”.
Làm theo hướng dẫn để khai báo tăng lao động
Làm theo hướng dẫn để khai báo tăng lao động

Bước 3: Lập hồ sơ

  • Giao diện “Chọn kỳ kê khai” xuất hiện, bạn chọn tháng và năm của kỳ kê khai, sau đó click “Chọn”.
Bạn chọn tháng, năm của kỳ kê khai
Bạn chọn tháng, năm của kỳ kê khai
  • Trên “Phiếu giao nhận hồ sơ sẽ có 4 trường thông tin:
  1. Danh mục hồ sơ được phần mềm tự động chọn các mục mặc định.
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ
  1. Tờ khai D02 – TS là bản khai số thông tin danh sách người lao động tham gia BHXH bạn đã chọn ở bước 2.
Tờ khai D02 - TS
Tờ khai D02 – TS
  1. Tờ khai TK1 – TS là tờ khai tham gia BHXH, BHYT đã có hoặc chưa có số sổ bảo hiểm nhưng không có thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.
Tờ khai TK1 - TS
Tờ khai TK1 – TS
  1. Tờ khai TK2 – TS là danh sách người lao động có sự thay đổi về tỉnh, thành phố nơi tham gia BHXH.
  • Bạn kiểm tra lại 4 trường thông tin trên, nếu có gì cần bổ sung thì cập nhật ngay còn nếu không có gì thay đổi, bạn click “Ghi” để kết thúc bước “Lập hồ sơ” chuyển sang bước 4 “Ký và nộp hồ sơ”.
Sau khi chọn “Ghi” màn hình xuất hiện như trên
Sau khi chọn “Ghi” màn hình xuất hiện như trên

Bước 4: Ký và Nộp hồ sơ

  • Nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số, bạn click “Ký hồ sơ”.
Chọn “Ký hồ sơ” nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số
Chọn “Ký hồ sơ” nếu doanh nghiệp bạn đã có chữ ký số
  • Nhập mã pin của thiết bị chữ ký số của doanh nghiệp, sau đó click “Đăng nhập”.
  • Bạn tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ”, phần mềm tạo ra file để bạn đính kèm khi nộp hồ sơ KBHXH qua mạng. Bạn lưu file này về máy.
Lưu file phần mềm tạo ra về máy
Lưu file phần mềm tạo ra về máy
  • Truy cập vào Cổng thông tin điện tử BHXH, tiến hành đăng nhập như bình thường.
  • Chọn “Nộp hồ sơ”.
  • Click vào “Chọn file hồ sơ”, chọn file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy.
Chọn file hồ sơ, tìm và click file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy
Chọn file hồ sơ, tìm và click file hồ sơ phần mềm tạo ra đã được bạn lưu về máy
  • Click vào “Nộp hồ sơ”. Màn hình thông báo “Nộp hồ sơ thành công”.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy là bạn đã nộp hồ sơ BHXH thông qua phần mềm KBHXH thành công. Chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn của Tanggiap.net trên đây thì chắc chắn bạn sẽ không phải gặp hộp thoại thông báo “ Lỗi cấu trúc tệp hồ sơ không hợp lệ KBHXH ” hay “Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file”, “Lỗi không nộp được hồ sơ BHXH”. Chúc bạn nộp hồ sơ BHXH qua phần mềm KBHXH thành công với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết. Trân trọng!